Внимание! Веб-сайт работает в тестовом режиме. Приносим свои извинения за временные неудобства.

Порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц

Делопроизводство по обращениям физических и юридических лиц в соответствии с Законом Республики Казахстан "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц" (далее - Закон) от 12 января 2007 года № 221 ведется отдельно от общего делопроизводства.

Обращения физических и юридических лиц (предложения, заявления, жалобы, отклики и запросы, видеообращения, поступающие из портала «электронного правительства», в ящик и запросы) учитываются централизованно и регистрируются в  электронной регистрационной контрольной карточке (далее - ЭРКК) в день их поступления в организацию.

Письменные и устные обращения, полученные должностными лицами во время личного приема граждан, также подлежат централизованной регистрации.

Поступившие обращения физических и юридических лиц и ответы на них о результатах рассмотрения регистрируются на карточках установленной формы и вводятся в компьютер. На первой странице ставится регистрационный  штамп и номер, который является одновременно входящим и исходящим. Все материалы, поступающие по  письмам, ответы на них из государственных и общественных организаций регистрируются под этим же номером.

Регистрационный номер обращения физического лица состоит из буквенного индекса "ФЛ", начальной буквы фамилии автора и порядкового номера ЭРКК. Например, ФЛ-А-215.
Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из буквенного индекса "ЮЛ", начальной буквы фамилии должностного лица, подписавшего обращение и порядкового номера в ЭРКК.

Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса "АНМ" и порядкового номера в ЭРКК.

Обращение, по которому невозможно установить авторство, отсутствует подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя, считается анонимным обращением и рассмотрению не подлежит. Исключение составляют случаи, когда в подобных обращениях содержатся сведения о готовящихся или совершенных преступлениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности. Должностное лицо, в функциональные обязанности которого входит работа с обращениями физических и юридических лиц, должно немедленно перенаправить данное обращение в соответствующий компетентный государственный орган.

В соответствии с 10 пунктом протокола совещания, проведенного с участием Президента Республики Казахстан от 14 апреля 2006 года во всех зданиях акиматов установлены специальные ящики для обращений и жалоб граждан.

Заявителю, непосредственно обратившемуся, письменно выдается талон с указанием даты и времени, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение.
При поступлении повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный номер, а в ЭРКК указывается номер первого документа. В верхнем правом углу первого листа повторного обращения и в ЭРКК проставляется пометка "Повторно". Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу не менее двух раз, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, сообщается о несвоевременном рассмотрении ранее направленного обращения, если со времени его поступления истек установленный срок рассмотрения, но ответ заявителем не получен, указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну организацию, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь).

Не подлежат рассмотрению обращения, в котором не изложена суть вопроса.

В соответствии с 11 статьей Закона Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» ответы государственных и негосударственных организаций на обращения граждан и другие документы даются на государственном языке или на языке обращения.

Не направляются жалобы на рассмотрение должностным лицам, действия (бездействие) которых обжалуются.

Обращения физических и юридических лиц после регистрации в отделе документационного обеспечения передаются акиму области, его заместителям, руководителю аппарата. После просмотра письма направляются для рассмотрения соответствующим органам и должностным лицам, указанным в резолюции.

О результатах рассмотрения обращения заведующий отделом докладывает руководству и сообщает его автору.  По завершении работы контрольные заявления вместе с материалами проверки возвращаются в отдел документационного обеспечения.

Согласно пункту 6 статьи 7 обращение, поступившее субъекту или должностному лицу, в компетенцию которого не входит разрешение поставленных в обращении вопросов, в срок не позднее трех рабочих дней направляется соответствующим субъектам с сообщением об этом заявителю.

Передача обращений из одного отдела подразделения в другое производится только через отдел документационного обеспечения, где ставится соответствующая отметка в карточке учета писем и приема посетителей.

Все обращения с письменными поручениями руководства, в которых определены сроки исполнения, либо указано «доложить» или «проинформировать» и другие, требующие ответа, берутся на контроль, на них проставляется штамп «Взято на контроль».

По результатам рассмотрения письма составляется справка, которая визируется исполнителем и подписывается заведующим отделом. К справке прилагаются материалы проверок. Снимается с контроля письмо, как правило,  тем же должностным лицом, по поручению которого проводилась проверка.
Заключение о результатах рассмотрения письма, о проведенной беседе с автором и данном     ему ответе     должны быть изложены на письме или справке, полученной из государственных или общественных  организаций.

На обращения физических и юридических лиц, поступивших из вышестоящих органов (Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан), ответы заявителям предоставляются соответствующими отделами аппарата акима области.

Сроки рассмотрения обращений:

Обращение физического и (или) юридического лица, для рассмотрения которого не требуется получение информации от иных субъектов, должностных лиц либо проверка с выездом на место, рассматривается в течение пятнадцати календарных дней.

Обращение физического и (или) юридического лица, для рассмотрения которого требуется получение информации от иных субъектов, должностных лиц либо проверка с выездом на место, рассматривается и по нему принимается решение в течение тридцати календарных дней со дня поступления субъекту, должностному лицу.

В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения или проверки, срок рассмотрения может быть продлен не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение трех календарных дней с момента продления срока рассмотрения.

Если решение вопросов, изложенных в обращении, требует длительного срока, то обращение ставится на дополнительный контроль вплоть до окончательного его исполнения, это решает руководитель субъекта либо должностное лицо, взявшее на контроль. Об этом необходимо приводя достоверные и обоснованные сведения написать писменное письмо. О продлении срока заявления сообщается заявителю в течение трех календарных дней.

В соответствии со статьей 10 Закона ответы на обращения должны быть по содержанию обоснованными и мотивированными на государственном языке или языке обращения со ссылкой на законодательство Республики Казахстан, содержать конкретные факты, опровергающие или подтверждающие доводы заявителя, с разъяснением их права на обжалование принятого решения.

Ответственность за исполнение обращений граждан, направленных в отделы, возлагается на их руководителей.

Руководители местных исполнительных органов и их заместители проводят личный прием граждан в соответствии с Законом  и постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 сентября 2002 года № 974 «Об организации приема граждан в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан».

Прием граждан ведется акимом области, его заместителями, руководителем аппарата согласно графику, утверждаемому акимом области.

Работники аппарата акима области обязаны ежедневно проводить прием граждан и представителей юридических лиц.

Учет приема граждан ведется по карточкам с указанием фамилии, имени, отчества заявителя, места работы, должности, адреса, краткого содержания обращения, поручения и результатов рассмотрения. При повторных обращениях делается запись обо всех имеющихся материалах по этому заявителю (предыдущая запись, карточка приема, копия заявления).
Заполнение карточек приема граждан и контроль за исполнением их просьб возлагается на работника, ответственного за организацию приема.

Если заявление или жалоба не могут быть разрешены во время приема, то поднимаемые гражданами вопросы излагаются в письменном виде и в дальнейшем с ними ведется работа как с письменными обращениями физических и юридических лиц.

Исполненные контрольные обращения вместе с ответом  и материалами подлежат возврату в отдел документационного обеспечения. Исполнители сообщают в  письменной форме авторам о результатах рассмотрения.

Копии с писем граждан снимаются по согласованию с заведующим отделом документационного обеспечения.

По истечении календарного года все материалы проверок писем формируются в дела и сдаются в текущий архив.

Материалы проверок писем из текущего архива выдаются работникам аппарата по журналу учета документов.

Изменен: 02.11.2018 16:19